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Dez aprendizados sobre colaboração distribuída


maio 5, 2020

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A colaboração distribuída é uma forma de colaborar que acontece entre pessoas com uma distância geográfica, utilizando também os espaços virtuais. Conduzimos processos de colaboração distribuída há muitos anos, porém, antes do Covid-19, nunca havíamos realizado todas as etapas no ambiente online. Trabalhar desta forma nos últimos dois meses nos rendeu excelentes aprendizados. Listamos alguns deles a seguir.

Algumas coisas ficam melhores com a colaboração distribuída

1) Reunindo grupos separados geograficamente de forma rápida e de baixo custo

Reunir pessoas de lugares afastados numa oficina presencial com 2 ou 3 dias de duração exige tempo, articulação, planejamento e dinheiro. Trazer este mesmo grupo para sessões que não envolvem viagens facilita a organização, que agora pode ser feita em poucos dias. Também fica mais fácil para quem irá participar se comprometer com sessões mais curtas e dispersas ao longo do tempo, ao invés de processos que duram dias seguidos.

2) Mantendo o impulso

Com várias sessões mais curtas e dispersas em um período delimitado, a colaboração distribuída tende a manter o impulso dos participantes por mais tempo, evitando o desânimo que pode acontecer nos intervalos entre um evento presencial e outro.

3) Tornando pensamentos visuais

Quando bem utilizadas, tecnologias de quadro branco digital podem ser altamente eficazes para ajudar as pessoas a tornarem seus pensamentos visuais. Esse tipo de tecnologia pode facilitar o registro do que é produzido em tempo real, permite identificar acordos e conflitos com mais facilidade e melhoram o entendimento de perspectivas distintas.

4) Compartilhando ideias e informações

As ferramentas de bate-papo estão presentes na maioria das plataformas de videochamada e permitem que as pessoas compartilhem informações e ideias de forma simultânea. Ao invés de gerenciar diferentes momentos de fala ou promover divisões em grupos, é possível compartilhar links, explicações, pensamentos e ideias inspiradas pelo que está sendo falado em tempo real. No fim da chamada, tudo que foi produzido fica registrado e pode ser disponibilizado para quem participou.

Uma coisa ou outra fica melhor ou pior

5) Segurança

Processos presenciais podem ser transformadores, mas às vezes representam grandes desafios. Em contextos de conflito, estar fisicamente em alguns espaços representa uma dificuldade para pessoas que temem por sua segurança, enquanto outras estão encarceradas, escondidas ou incapazes de se locomover sem perigo. Nesses casos, o diálogo distribuído possibilita dinâmicas de forma mais segura. Um exemplo é a nossa primeira experiência com colaboração distribuída, que aconteceu em 1996, quando guerrilheiros participaram de um processo de construção de cenários na Colômbia por telefone, utilizando o viva-voz.

Além disso, o medo ou desconforto de ter falas e contribuições gravadas fica maior na colaboração distribuída, o que torna necessário ter a confirmação de quando a confidencialidade for uma demanda, além da tomada de precauções para garanti-la. Caso o sigilo seja necessário, a colaboração distribuída pode ficar impossibilitada de acontecer.

Desafios da colaboração distribuída

6) Dinâmicas de poder são estabelecidas de forma diferente em espaços virtuais

Espaços virtuais trazem à tona novas dinâmicas em sistemas sociais. Pessoas diferentes vivenciam níveis variados de conforto e participam de maneiras diferentes nesses espaços. Facilitadores/as e designers de processos precisam entender de que forma dinâmicas de poder afetam essas reuniões para pensar em como garantir que todas as vozes sejam ouvidas.

7) Nem todo mundo tem facilidade de acesso a tecnologias para colaboração virtual

Nem todo mundo tem internet de alta velocidade ou dispositivos para acessar quadros brancos digitais e ferramentas de videoconferência. Antes do evento, é importante mapear quais tecnologias o grupo tem acesso e se preparar para as possíveis demandas. Algumas soluções incluem o fornecimento de modems e/ou computadores e até mesmo a facilitação de processos através de chamada telefônica.

Além disso, este tipo de colaboração representa desafios adicionais para alguns grupos. Pessoas com deficiência visual, auditiva, ou com diferenças neurológicas precisam de uma estrutura específica para participar. Às vezes, o ambiente virtual não está adequado para todo mundo. É importante pensar em espaços que possibilitem a inclusão de todos e todas.

8) Aprender a utilizar novas tecnologias pode ser perturbador e estressante

Plataformas, quadros brancos digitais e sistemas virtuais para compartilhamento de arquivos podem tornar os processos de colaboração distribuída mais atraentes, participativos e eficazes. No entanto, se quem está envolvido não tem familiaridade com essas ferramentas, elas podem significar distração e stress, ao invés de mais engajamento.

Antes de iniciar processos de colaboração distribuída, damos um tempo para que participantes aprendam e explorem essas tecnologias. Também entendemos que é importante simplificar o máximo possível, solicitando o uso de novas ferramentas apenas quando estas oferecem um valor realmente significativo ao processo.

9) A tecnologia pode falhar

Eletricidade, internet e aparelhos podem falhar. Seja uma xícara de café derrubada no computador, uma queda temporária de energia ou problemas com a Internet, incidentes inesperados têm o poder de prejudicar a participação à distância. Embora nem tudo tenha como ser previsto, é importante ter um plano b em curso para diminuir o impacto deste tipo de risco. Deixar o equipamento carregado com antecedência e preparar dispositivos alternativos são exemplos de mitigações que podem ser preparadas para lidar com acontecimentos inesperados.

10) Pessoas não podem passar tanto tempo em videoconferências como acontece em reuniões presenciais

Nossos processos presenciais incluem oficinas que duram vários dias consecutivos. Passar dias inteiros em videochamadas, embora não seja impossível, é desgastante para a maioria das pessoas. Temos realizado oficinas com duração de 2 a 4 horas, em dias diferentes. Também estamos aprendendo a focar nas atividades mais fundamentais para todo o grupo durante as videochamadas, enquanto deixamos algumas tarefas para serem realizadas em outros espaços. Fora do evento, participantes podem ainda trabalhar em documentos de acordo com sua disponibilidade ou fazer “caminhadas de diálogo” (dialogue walks) em dupla através de chamadas de áudio.

Seguindo em frente

Nos últimos dois meses, nos impressionamos positivamente com o nível de energia, conexão, criatividade e parceria alcançado através da colaboração distribuída. Existem mais possibilidades do que imaginávamos. Mas algo ainda falta – as conexões informais, o calor das pessoas, a profundidade do entendimento mútuo e a empatia que acontece no contato pessoal. Por isso, mal podemos esperar para apoiar processos presenciais no futuro. No entanto, dado tudo que aprendemos, o “novo normal” do nosso trabalho, mesmo com o fim da crise, contará com mais colaborações distribuídas. Isso reduzirá nossa pegada de carbono e, às vezes, pode significar uma abordagem mais adequada para alcançar os resultados que desejamos.

Autores

  • Milena Cayres

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